Actualizado el 07/07/2023

Tips para relizar una reunión de trabajo efectiva

Las reuniones de trabajo suelen ser el tema de conversación en casi todas las oficinas pero no siempre con los mejores resultados ya que muchas de ellas terminan aburriendo o fastidiando a los asistentes y provocando en ellos el deseo que la siguiente se programe lo más lejos posible.

Tener un buen manejo de grupo y lograr los objetivos planteados es el sueño de todo moderador y líder por lo cual deberá valerse de ciertas pautas para logar el éxito deseado.

Hoy te ayudaremos a hacer de esa reunión8 de trabajo un momento productivo y agradable.

Antes de la reunión

. Planifica el encuentro: Elabora una agenda de contenidos con los puntos a tratar en la reunión para ello deberás tomar en cuenta el tiempo de duración que debe oscilar entre los 45 minutos y como máximo 2 horas (incluyendo un brake).

. Prepara el material: Ten a la mano todo lo que necesites para llevar a cabo la reunión esto incluirá diapositivas, documentos, balances, cuestionarios, entre otros. Asegúrate de elegir un lugar adecuado para la reunión pues deberá contar con todo lo indispensable para presentar el material preparado.

. Selecciona al personal: Elige a las personas que te acompañarán a la reunión y avísales con anticipación. Utiliza el correo de la empresa para enviarles un mensaje con el lugar y la fecha de la reunión (ideal empezar a las 9 am o después de la hora de almuerzo) también deberás incluir los puntos a tratar para que puedan prepararse.

Durante la reunión

. Empieza a la hora exacta: Exige puntualidad. Es necesario hacerles saber que no hay tiempo que perder así que esos minutos de tolerancia quedarán eliminados.

. Rompe el hielo: Saluda a los asistentes y preséntalos si no pertenecen a las mismas áreas. Recuerda empezar sin un tono solemne, sé más asertivo y haz algún comentario que despierte su atención. Posteriormente hazles conocer tu intención y motivo de la reunión; recuérdales los puntos a tratar.

. Usa algo de humor: Las reuniones de trabajo no tienen porque ser aburridas; hay momentos en que la situación se torna tensa y las opiniones acaloradas, ese será el espacio para dar pequeñas cuotas de humor o darles un brake para que se calmen las aguas. Utiliza una voz grave y segura para llegar a ellos pero sin sonar autoritario ni parecer brusco, es necesario entrar en confianza.

. Evita los desvíos: Si notas que alguno de los comentarios cambia de tono, es inapropiado, genera polémica o pierde sentido dentro de la reunión será momento de que, con mucho tino, agradezcas la intervención y sugieras amablemente tocar el tema en otro momento (como en una siguiente reunión). Elige adecuadamente tus palabras para no dar la impresión que escapas del tema o ignoras a los demás.

. Maneja al grupo: No conviertas la reunión en un monólogo. Genera preguntas, pide opiniones o soluciones; dale a tu equipo la sensación de que sólo unidos pueden llevar a cabo sus metas.

. Toma nota: Cada acuerdo al que lleguen deberá quedar agendado y servir de compromiso a los presentes. Tómales la palabra de que cada punto tocado será tratado con esmero y profesionalismo.

. Agradece: Finaliza la reunión agradeciendo la asistencia, puntualidad y participación de cada asistente a la reunión.

. Haz un seguimiento: Envía por e-mail los acuerdos y compromisos a los que se llegó en la reunión y asegúrate de verificar que se cumpla lo acordado en el plazo establecido.

Con este nuevo enfoque dale a tus reuniones de trabajo un nuevo rostro y verás mejores resultados.

Image courtesy of «By jscreationzs»/ FreeDigitalPhotos.net

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